Privacy and Personal Data Processing Policy

Discover Barranquilla S.A.S.

Effective Date: October 2024

Discover Barranquilla S.A.S. (“Discover Barranquilla”, “we”, “us”), identified as a simplified stock company domiciled in Barranquilla, Colombia, as the Data Controller, discloses its Personal Data Processing Policy in compliance with Statutory Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013, complementary regulations, and instructions from the Superintendence of Industry and Commerce – SIC.

This Policy applies to all personal data we collect, store, use, transmit, or transfer in the context of our digital media, content, tourism promotion, reservations, and related services activities.

1. Relevant Definitions

For the purposes of this Policy, the definitions from Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013 apply, including:

  • Personal Data: Any information linked to or that may be associated with one or more identifiable natural persons.

  • Sensitive Data: Information affecting the privacy of the Data Subject or whose improper use may lead to discrimination, such as racial origin, political or sexual orientation, health data, or biometrics.

  • Data Subject: Natural person whose personal data is subject to Processing.

  • Processing: Any operation on personal data (collection, storage, use, circulation, or deletion).

  • Data Controller: Natural or legal person deciding on the database and/or Processing of data (Discover Barranquilla S.A.S.).

  • Data Processor: Person carrying out Processing on behalf of the Controller (e.g., payment gateways, allied tour operators).

2. Purposes of Processing

We collect and process personal data for the following purposes, with prior, express, and informed consent from the Data Subject.

2.1 Service Delivery and Business Operations

  • Manage information requests, quotes, tour reservations, experiences, accommodations, and other tourism or content services.

  • Administer payments, invoicing, and accounting through national or international payment platforms.

  • Manage relationships with clients, suppliers, business partners, content creators, and community.

2.2 Communication

  • Respond to inquiries sent via web forms, email, WhatsApp, or other contact channels.

  • Send confirmations, reminders, service changes, pre- and post-service information, and notifications related to the contractual relationship.

2.3 Marketing, Content, and Digital Analytics

  • Send, with the Data Subject’s authorization, newsletters, promotions, satisfaction surveys, campaigns, and content about tourism, events, culture, and Discover Barranquilla services.

  • Create audiences and segments for digital advertising (e.g., on social media and ad platforms), respecting opt-out options.

  • Analyze website and social media behavior (pages visited, clicks, session duration) using cookies and similar technologies for experience improvement and content/marketing strategies.

2.4 Legal Compliance and Security

  • Comply with legal obligations in tax, accounting, commercial, and data protection matters.

  • Respond to requests from administrative and judicial authorities, including the Superintendence of Industry and Commerce (SIC).

  • Prevent, detect, and investigate fraud, illicit activities, or violations of our Terms and Conditions.

We will not process data for purposes other than those described here without prior notice to the Data Subject and obtaining new authorization where applicable.

3. Personal Data We Collect

3.1 Personal Data

  • Full name, identification number (when required for invoicing, reservation support, or operator requirements).

  • Contact details: email, phone number, city/country of residence.

  • Billing and payment data: information needed to issue invoices and manage collections (card details may be processed directly by payment gateways per their policies).

  • Information related to reservations, travel preferences, service dates, comments, or reviews.

  • Professional or business information for partners, suppliers, or content creators.

3.2 Sensitive Data and Minors’ Data

As a general rule, Discover Barranquilla does not request or process sensitive data or data of children, adolescents.
In exceptional cases (e.g., health restrictions relevant to specific experiences), we will explicitly inform about the sensitive nature of the data, its purpose, the option not to authorize, and obtain prior, express, and informed authorization from the Data Subject or their legal representative, prioritizing the minor’s best interest.

3.3 Non-Personal and Technical Data

  • IP address, browser type, operating system, device, pages visited, session duration, and site actions.

  • Anonymized or aggregated information for statistical and site/content improvement purposes.

4. Legal Basis and Authorization for Processing

Processing of personal data by Discover Barranquilla is based on:

  • Prior, express, and informed authorization from the Data Subject via physical, electronic, telephone means, or unequivocal conduct (e.g., checking acceptance boxes or voluntarily submitting data via forms).

  • Existence of a contractual or pre-contractual relationship requiring Processing for service delivery.

  • Compliance with legal obligations and exercise of rights in judicial or administrative processes.

Discover Barranquilla will retain evidence of the authorization granted by the Data Subject.

5. Rights of Data Subjects

In accordance with the Colombian Constitution and Law 1581 of 2012 (habeas data right), Data Subjects have the following rights:

  • Know, update, and rectify their personal data with Discover Barranquilla as Data Controller.

  • Request proof of authorization granted, where applicable.

  • Be informed about how their personal data has been used.

  • File complaints with the Superintendence of Industry and Commerce for data protection violations.

  • Revoke authorization and/or request data deletion when principles, rights, and constitutional/legal guarantees are not respected, unless a legal or contractual retention duty exists.

  • Free access to their processed personal data.

6. Procedure for Queries, Updates, Claims, and Requests

Data Subjects, or their duly accredited successors or representatives, may exercise their rights through:

  • Email: discoverbaq[at]gmail.com

  • Phone/WhatsApp: +57 315 001 5502

Queries will be addressed within a maximum of fifteen (15) business days from receipt. Claims will be responded to within fifteen (15) business days, extendable by five (5) additional days.

Every request or claim must include, at minimum, the Data Subject’s name and ID, description of facts, contact address, and supporting documents/evidence.

7. Processors and Third Parties to Whom Information is Disclosed

Discover Barranquilla may share personal data with:

  • Technology service providers (hosting, email marketing, CRM, analytics, reservation/payment platforms) acting as Data Processors.

  • Tour operators, guides, hotels, and other partners necessary for contracted service execution.

  • Administrative and judicial authorities when legally required.

In all cases, we require Processors to comply with security and confidentiality measures and process data solely per our instructions and applicable regulations.

8. International Data Transfers and Transmissions

Due to the digital nature of our services and use of overseas technology providers, personal data may be subject to international transfer or transmission to countries without equivalent protection to Colombia.

In such cases, Discover Barranquilla will adopt appropriate contractual and security measures, including standard contractual clauses where required.

9. Cookies and Similar Technologies

Our website uses cookies and similar technologies to:

  • Remember language and navigation preferences.

  • Analyze traffic, performance, and content usage.

  • Personalize content and advertising, including retargeting via third-party platforms.

You can configure your browser to block or delete cookies; however, some site features may be affected.
Where required by regulations, we will request consent for specific cookie categories.

10. Security Measures

Discover Barranquilla implements reasonable technical, human, and administrative measures to protect information in our custody, in accordance with Law 1581 of 2012 and Law 1266 of 2008.

These measures aim to protect data against loss, misuse, unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction, noting no system is fully infallible.
In case of security incidents compromising personal data, we will notify the Superintendence of Industry and Commerce per current guidelines.

11. Data Retention

Personal data will be retained only as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected or while a legal or contractual retention obligation exists.

Once the purpose is fulfilled and retention term expires, data will be deleted or anonymized, unless additional legal retention is required.

12. Processing of Minors’ Data

Discover Barranquilla does not target services to those under 18.
If processing minors’ personal data, it will always be with legal representatives’ authorization, respecting their prevailing rights.

13. Data Controller

Controller: Discover Barranquilla S.A.S.
Address: Barranquilla, Atlántico, Colombia
Email: discoverbaq[at]gmail.com
Phone/WhatsApp: +57 315 001 5502

The Superintendence of Industry and Commerce (www.sic.gov.co) is Colombia’s competent authority for data protection complaints.

14. Updates to This Policy

Discover Barranquilla may modify this Policy at any time to adapt to new regulatory requirements or internal process changes.

Modifications will be published on our website with the latest update date; significant changes may be notified via available contact channels.

By using our services, browsing our website, or providing personal data, you confirm you have read and accepted this Personal Data Processing Policy.

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Discover Barranquilla S.A.S.

Fecha de entrada en vigencia: octubre de 2024

Discover Barranquilla S.A.S. (“Discover Barranquilla”, “nosotros”), identificada como una sociedad por acciones simplificada domiciliada en Barranquilla, Colombia, en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, informa su Política de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, demás normas complementarias y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC.

Esta Política aplica a todos los datos personales que recolectamos, almacenamos, usamos, transmitimos o transferimos en el marco de nuestras actividades de medios digitales, contenidos, promoción turística, reservas y servicios relacionados.

1. Definiciones relevantes

Para efectos de esta Política, se aplican las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, entre otras:

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial, orientación política o sexual, datos de salud o biométricos.

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

  • Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (Discover Barranquilla S.A.S.).

  • Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable (p. ej., pasarelas de pago, operadores turísticos aliados).

2. Finalidades del Tratamiento

Recolectamos y tratamos datos personales para las siguientes finalidades, de forma previa, expresa e informada al Titular.

2.1 Prestación de servicios y operación del negocio

  • Gestionar solicitudes de información, cotizaciones, reservas de tours, experiencias, alojamiento y otros servicios turísticos o de contenido.

  • Administrar pagos, facturación y gestión contable, a través de plataformas de pago nacionales o internacionales.

  • Gestionar la relación con clientes, proveedores, aliados comerciales, creadores de contenido y comunidad.

2.2 Comunicación

  • Responder consultas enviadas por formularios web, correo electrónico, WhatsApp u otros canales de contacto.

  • Enviar confirmaciones, recordatorios, cambios de servicios, información pre y post servicio, y notificaciones relacionadas con la relación contractual.

2.3 Marketing, contenidos y analítica digital

  • Enviar, con autorización del Titular, boletines informativos, promociones, encuestas de satisfacción, campañas y contenido sobre turismo, eventos, cultura y servicios de Discover Barranquilla.

  • Crear audiencias y segmentaciones para publicidad digital (por ejemplo, en redes sociales y plataformas de anuncios), respetando las opciones de exclusión (opt-out) del Titular.

  • Analizar el comportamiento en el sitio web y redes (páginas visitadas, clics, tiempo de permanencia) mediante cookies y tecnologías similares, con fines de mejora de la experiencia y de nuestras estrategias de contenidos y marketing.

2.4 Cumplimiento legal y seguridad

  • Cumplir obligaciones legales en materia tributaria, contable, comercial y de protección de datos personales.

  • Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales, incluida la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

  • Prevenir, detectar e investigar fraudes, actividades ilícitas o violaciones a nuestros Términos y Condiciones.

No trataremos los datos para finalidades distintas a las aquí descritas sin informar previamente al Titular y obtener, cuando aplique, una nueva autorización.

3. Datos personales que recolectamos

3.1 Datos personales

  • Nombre y apellidos, número de identificación (cuando sea requerido para facturación, soporte de reservas o exigencias de operadores).

  • Datos de contacto: correo electrónico, número de teléfono, ciudad/país de residencia.

  • Datos de facturación y pagos: información necesaria para emitir facturas y gestionar cobros (los datos de tarjetas pueden ser tratados directamente por las pasarelas de pago, conforme a sus propias políticas).

  • Información relacionada con reservas, preferencias de viaje, fechas de servicios, comentarios o reseñas.

  • Información profesional o de negocio cuando se trate de aliados, proveedores o creadores de contenido.

3.2 Datos sensibles y de menores

Como regla general, Discover Barranquilla no solicita ni trata datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes.
En caso excepcional de requerirlos (por ejemplo, restricciones de salud relevantes para experiencias específicas), se informará de manera explícita el carácter sensible del dato, su finalidad, la opción de no autorizarlos y se obtendrá autorización previa, expresa e informada del Titular o su representante legal, priorizando el interés superior del menor.

3.3 Datos no personales y datos técnicos

  • Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, dispositivo, páginas visitadas, duración de la sesión y acciones realizadas en el sitio.

  • Información anonimizada o agregada con fines estadísticos y de mejora del sitio y contenidos.

4. Base legal y autorización para el Tratamiento

El Tratamiento de datos personales por parte de Discover Barranquilla se realiza con base en:

  • La autorización previa, expresa e informada otorgada por el Titular por medios físicos, electrónicos, telefónicos o mediante conductas inequívocas (por ejemplo, marcación de casillas de aceptación o envío voluntario de datos a través de formularios).

  • La existencia de una relación contractual o precontractual que requiera el Tratamiento para la prestación de nuestros servicios.

  • El cumplimiento de obligaciones legales y el ejercicio de derechos en procesos judiciales o administrativos.

Discover Barranquilla conservará la evidencia de la autorización otorgada por el Titular.

5. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012 (derecho de habeas data), los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Discover Barranquilla, como Responsable del Tratamiento.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.

  • Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa de datos personales.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual para conservar la información.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Procedimiento para consultas, actualizaciones, reclamos y solicitudes

El Titular, o sus causahabientes o representantes debidamente acreditados, podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales de contacto:

  • Correo electrónico: discoverbaq[at]gmail.com

  • Teléfono/WhatsApp: +57 315 001 5502

Las consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles siguientes a su recibo. Los reclamos serán respondidos dentro de los quince (15) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días adicionales.

Toda petición o reclamo deberá incluir, como mínimo, el nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, la dirección de contacto y los documentos y pruebas que se quieran hacer valer.

7. Encargados y terceros a quienes se comunica la información

Discover Barranquilla podrá compartir datos personales con:

  • Proveedores de servicios tecnológicos (hosting, email marketing, CRM, analítica, plataformas de reservas y pago) que actúan como Encargados del Tratamiento.

  • Operadores turísticos, guías, hoteles y otros aliados necesarios para la ejecución de servicios contratados por el Titular.

  • Autoridades administrativas y judiciales cuando exista obligación legal de suministrar la información.

En todos los casos, exigimos a los Encargados el cumplimiento de medidas de seguridad y confidencialidad, y que traten los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y a la normativa aplicable.

8. Transferencias y transmisiones internacionales de datos

Debido a la naturaleza digital de nuestros servicios y al uso de proveedores tecnológicos ubicados fuera de Colombia, sus datos personales podrán ser objeto de transferencia o transmisión internacional a países que no ofrecen un nivel de protección equivalente al colombiano.

En estos casos, Discover Barranquilla adoptará las medidas contractuales y de seguridad adecuadas, incluyendo cláusulas contractuales tipo cuando sea requerido.

9. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para:

  • Recordar preferencias de idioma y navegación.

  • Analizar el tráfico, el desempeño y el uso de contenidos en el sitio.

  • Personalizar contenido y publicidad, incluido retargeting a través de plataformas de terceros.

Usted puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; sin embargo, algunas funcionalidades del sitio podrían verse afectadas.
Cuando la normativa lo requiera, solicitaremos su consentimiento para el uso de determinadas categorías de cookies.

10. Medidas de seguridad

Discover Barranquilla implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información bajo su custodia, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008.

Estas medidas buscan proteger los datos contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción, sin perjuicio de que ningún sistema sea completamente infalible.
En caso de incidentes de seguridad que comprometan datos personales, notificaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a las directrices vigentes.

11. Conservación de la información

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados o mientras exista una obligación legal o contractual de conservación.

Una vez cumplida la finalidad y agotado el término de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que exista un deber legal de conservación adicional.

12. Tratamiento de datos de menores de edad

Discover Barranquilla no dirige sus servicios a menores de 18 años.
En caso de llegar a tratar datos personales de niños, niñas o adolescentes, se hará siempre con autorización de sus representantes legales, respetando sus derechos prevalentes.

13. Responsable del Tratamiento

Responsable: Discover Barranquilla S.A.S.
Domicilio: Barranquilla, Atlántico, Colombia
Correo electrónico: discoverbaq[at]gmail.com
Teléfono/WhatsApp: +57 315 001 5502

La Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) es la autoridad competente en Colombia para conocer reclamaciones relacionadas con la protección de datos personales.

14. Actualizaciones de esta Política

Discover Barranquilla podrá modificar esta Política en cualquier momento para adaptarla a nuevos requerimientos normativos o a cambios en nuestros procesos internos.

Las modificaciones se publicarán en nuestro sitio web con la fecha de la última actualización; cuando los cambios sean sustanciales, podremos notificarle a través de los canales de contacto disponibles.

Al usar nuestros servicios, navegar en nuestro sitio web o proporcionarnos sus datos personales, usted manifiesta que ha leído y aceptado esta Política de Tratamiento de Datos Personales.